Hebt u soms het gevoel dat er niet voldoende uren in de dag zijn om alles te bolwerken? Iedereen heeft wel eens een dag met een overvolle agenda, maar als tijdsdruk chronisch wordt, is het tijd om het probleem ten gronde aan te pakken.
Erwin Vermesen is zelfstandig trainer en coacht medewerkers, leidinggevenden en directies in zorg-, welzijns- en lokale besturen bij het opleidingscentrum Vorm. Hij krijgt vaak te maken met mensen die opnieuw greep willen krijgen op hun agenda. Ze hopen dan dat een beter timemanagement hun problemen kan oplossen, of dat er tools zijn die hen helpen om hun takenpakket te bolwerken. Maar het is belangrijk om eerst even stil te staan bij de oorzaak van tijdsdruk, zegt Erwin Vermesen.
“Tijdsdruk is een subjectieve ervaring, een mentale of fysieke druk die mensen ervaren wanneer ze met tijd omgaan. Het subjectieve aspect is daarbij belangrijk. Het kan heel goed dat twee artsen met dezelfde agenda, die op 24 uur dezelfde dingen moeten doen, dat compleet anders ervaren. Voor de ene zal de dag voorbij gevlogen zijn, terwijl de andere de seconden en uren heeft zitten aftellen. In mijn trainingen ga ik dan met de deelnemers op zoek naar hun ervaring. Wat is het verschil tussen een dag waar alles vanzelf leek te gaan en een dag waar de klok maar bleef tikken?”
Vermesen verwijst naar de oude Grieken, die twee woorden hadden voor tijd. “Chronos is de chronologische tijd die gemeten wordt door de klok, en die is voor iedereen gelijk: elke dag heeft 24 uren van 60 minuten. Het andere woord, kairos, staat voor de beleving van de tijd, de zoektocht naar het juiste moment om de juiste dingen te doen. Op die zoektocht heb je geen klok nodig, maar een kompas waarbij je persoonlijke waarden en principes aangeven hoe je de leiding neemt over je leven – zowel professioneel als privé.”
Tijdsmanagement is ook voor een stuk energiemanagement
Prioriteiten
Tijdsdruk ontstaat vaak omdat we onszelf te veel opleggen, zegt Vermesen. “Ik laat mijn cursisten nadenken over de vraag ‘Moet ik dit nu doen?’ Elk woord in die vraag is belangrijk. Moet het echt, of denk je alleen maar dat het moet? Moet ik het zelf doen, of kan een collega het eigenlijk ook doen, maar heb ik de slechte gewoonte om alles zelf te willen doen of om zaken naar me toe te trekken? Moet je dit doen, of zijn er andere zaken die belangrijker zijn? Moet het echt nu of kan het wachten? Bij die twee vragen kan het kwadrant van Covey (zie kader) helpen. En tenslotte: moet je wel iets doen?”
“Jezelf die vragen stellen is vaak confronterend. Mensen gaan inzien dat ze een heleboel zaken doen niet omdat het moet, maar omdat ze geloven dat het moet of dat het van hen verwacht wordt. Of ze ontdekken dat er heel wat van hun tijd verloren gaat aan taken die ze hadden kunnen vermijden. Sommige mensen hebben een opendeurcultuur. Dat is heel leuk voor hun collega's en medewerkers, maar die worden zo wel gestimuleerd om je te onderbreken voor onbelangrijke zaken en om hun problemen op jouw bord te komen leggen.”
Slimme invulling
Eenmaal je je prioriteiten op orde hebt, kan je aan de slag met concrete tips om je tijd efficiënt te besteden, zegt Vermesen. “Voor kantoorwerkers is een clean desk nuttig, zodat je geen tijd verliest met zoeken naar spullen. Het helpt ook om lastige taken eerst aan te pakken en niet uit te stellen. Natuurlijk zijn die tips niet in elke situatie toepasbaar: een arts kan op een spreekuur de volgorde van patiënten niet bepalen. Maar als je huisbezoeken plant, zou dat misschien wel kunnen.”
Omdat tijdsdruk een subjectief gegeven is, ligt een deel van de oplossing ook bij jezelf. “Tijdsmanagement is ook voor een stuk energiemanagement. Waar haal jij energie uit, en hoe zorg je ervoor dat je batterij opgeladen geraakt? Als dat voor jou is dat je op tijd thuis bent om je kinderen in bed te stoppen, waak er dan ook over dat je dat kan blijven doen. Er zijn ook ademhalingstechnieken om stress te vermijden, je kan aan je relativeringsvermogen werken, ervoor zorgen dat je niet gaat piekeren en goed slaapt… Ik denk dat de meeste artsen dat allemaal wel weten, maar niet altijd toepassen als het over henzelf gaat.”
Het kwadrant van Covey
De timemanagement-matrix van de Amerikaanse auteur Stephen Covey (The Seven Habits of Highly Effective People) is een handig hulpmiddel om inzicht te krijgen in de verschillende taken. Taken worden ingedeeld volgens twee criteria: belangrijkheid en dringendheid.
| Dringend
| Niet-dringend |
Belangrijk | Urgentie
Crisis
Projecten met deadline
| Relatieonderhoud
Nieuwe mogelijkheden verkennen
Plannen
Voorbereiden
|
Niet-belangrijk | Onderbrekingen
Sommige mails en telefoons
Aardigheden voor anderen
| Onbenulligheden
Sommige mails en telefoons
Tijdverdrijf
|
Dit artikel is verschenen in Artsenkrant van 26 januari 2023.